在庫管理って難しいですよね。

「在庫が合わない……」「過剰在庫で経営を圧迫している……」といった悩みを抱えている方も多いと思います。

そこで今回は、在庫管理の基礎知識はもちろん、おすすめの在庫管理システムを紹介します。

この記事を読めば、正確な在庫管理を実現するためのスタートラインに立てます。

そもそも在庫とは？

まず、「在庫（英：Inventory）」について解説します。

在庫とは、企業が販売や生産を目的として一時的に保有している商品・製品・原材料・仕掛品などの総称です。

言い換えれば、企業が所有する「棚卸資産」であり、現金化を待っている状態のものを指します。この在庫は、企業の収益を支える重要な資産である一方、過剰になると保管コストや劣化リスクが増加し、逆に不足すれば販売機会の損失や生産の遅れを招くこともあります。そのため、適正な在庫管理が必要不可欠です。

在庫管理とは？

在庫管理は「Inventory Control（インベントリーコントロール）」と英訳されます。在庫管理とは、必要な時に必要な量の在庫を供給するため、「数量」や「状態」を適切な水準に保つ活動を指します。

在庫管理は、企業経営において重要な役割を果たしており、在庫を適切にコントロールすることで、コスト削減や顧客満足度の向上が図れます。また、在庫管理には「在庫の可視化」「需要予測との連動」「定期的な棚卸し」などの活動も含まれます。

在庫管理の目的

在庫管理の目的は、「適正在庫」を保つことです。適正在庫とは、在庫が不足して機会損失を招いたり、過剰になってコストが増加したりしないバランスの取れた在庫量を指します。

欠品が発生すると、顧客に商品やサービスを提供できず、信頼を損ねる可能性があります。一方、余剰在庫は保管コストや廃棄リスクを増加させ、企業の資金繰りに悪影響を及ぼします。これを防ぐため、在庫管理は企業活動において欠かせないプロセスです。

在庫管理のメリット

在庫管理が適切に行われている企業は、経営基盤が安定しています。企業にとって在庫は重要な「資産」であり、適正管理が資金効率や収益性の向上につながります。

過剰在庫は、資金が倉庫に滞留している状態で、経済的に非効率です。反対に、適正在庫を維持することで、取引先や顧客からの信頼を確保し、スムーズな供給体制を構築できます。こうした在庫管理の取り組みは、将来の企業成長の礎を築く要素となります。

在庫管理には3つの管理がある

在庫管理には、以下の3つの「管理」があります。

在庫の入出荷管理

在庫の品質管理

在庫の数量管理

在庫の入出荷管理

「入出荷管理」は、在庫管理で最も基本的かつ重要な要素です。入荷時や出荷時に適切な検品・記録が行われないと、在庫差異やトラブルが発生します。

例えば、入荷時の検品ミスによって実際の在庫と帳簿上の在庫が一致しないと、欠品や納期遅延が生じる可能性があります。特にヒューマンエラーが原因となるケースが多く、バーコードスキャンなどを活用して自動化する取り組みも増えています。

在庫の品質管理

「品質管理」は在庫管理の基本的な役割の一つです。在庫の適切な状態を維持するには、商品特性に応じた保管環境を整えることが不可欠です。

例えば、食品メーカーでは温度管理が重要であり、冷凍食品は冷凍倉庫で適正な温度を維持する必要があります。また、保管中に商品が損傷を受けないよう、取り扱いや包装にも注意が必要です。このように、あらゆる角度から品質維持を徹底することが求められます。

在庫の数量管理

「数量管理」は、物流部門と営業部門が連携して行う在庫管理です。適正在庫を維持するためには、販売計画や需要予測に基づき、仕入れや出荷のタイミングを調整することが重要です。

例えば、「いつまでにどれだけの商品を販売するか」「どのタイミングでどのくらい在庫を補充するか」といった計画を立て、在庫が過不足なく管理されるようにします。このプロセスは単なる現場作業にとどまらず、企業全体の経営管理にも影響を与える重要な活動です。

そのため、在庫管理はもはや「経営管理」と言えます。詳しくは以下の記事でも解説しています。

詳しくは以下の記事で解説しています。

エクセルを用いた在庫管理が危険な理由

ところで、皆さまは在庫管理にどのようなソフトを使用していますか？

インターネットで検索すると、在庫管理表のエクセルテンプレートが無料で配布されており、エクセルを使って管理されている方も多いかもしれません。確かに、エクセルは汎用性の高い便利な表計算ソフトです。しかし、在庫管理においては特化した機能がないため、いくつかのリスクが伴います。

エクセル在庫管理のデメリット

エクセルを用いた在庫管理では、特に次のような問題が発生しがちです

ヒューマンエラーのリスク

手動での入力作業では、入力ミスや計算ミスが発生する可能性があります。例えば、在庫数量や品番を誤って入力すると、在庫データが実際と異なり、差異が発生してしまいます。

リアルタイム性の欠如

エクセルは複数の担当者が同時にデータを更新するには不向きです。結果として、在庫情報のリアルタイム把握が難しく、時間差によるトラブルが生じることがあります。

管理工数の増加

在庫数が増加するほど、データ管理の負担が増えます。大量データの中で情報を検索・更新する作業には多大な時間がかかるため、業務効率が低下します。

データ紛失や破損のリスク

エクセルファイルは管理が不十分だと、誤って削除したりデータが破損したりするリスクがあります。バックアップ体制を整備しないと、突然データを失うこともあり得ます。

メリット、デメリットについて詳しくは、以下の記事で解説しています。

在庫管理に適したソフトとは？

在庫管理ソフトには、無料ソフトやフリーアプリなど、さまざまな種類があります。しかし、導入する際には注意が必要です。多くの在庫管理ソフトは「理論在庫」を管理するものが主流であり、実際の在庫（＝実在庫）とのズレが生じることがあります。

理論在庫と実在庫のズレ

理論在庫とは、入出庫データから計算された在庫数量のことです。しかし、現場でのヒューマンエラーや検品ミスなどにより、理論在庫と実際の在庫に差異が発生する場合があります。このズレを最小限に抑えるためには、在庫をリアルタイムで正確に管理できる「倉庫管理システム（WMS）」の導入が効果的です。

WMS（倉庫管理システム）のメリット

WMSは、在庫管理に加え、入庫・検品・保管・ピッキング・梱包・発送といった物流業務全体を効率的に管理できるシステムです。WMSを利用することで、在庫差異を減少させ、倉庫作業の効率化が可能になります。

さらに、WMSには「バーコード管理」と呼ばれる機能があります。

バーコード管理について

バーコード管理とは、商品にバーコードを添付し、ハンディーターミナルなどでスキャンすることでデータを照合する管理方法です。この仕組みを利用することで、次のようなメリットが得られます：

・作業ミスの削減
入出荷時にバーコードをスキャンするたびに自動で数量が計上され、誤入力を防止します。
・誤出荷の防止
ピッキング作業中に、間違った商品をスキャンするとエラー音が鳴り、誤出荷を未然に防ぐことができます。

これにより、作業者の「思い込み」によるミスを減らし、在庫管理の精度が向上します。効率化された管理システムは、企業全体の業務改善に大きく貢献します。

詳しくは、以下の記事で解説しています。

クラウドWMS（倉庫管理システム）を導入するメリット

クラウドシステムの進化

以前はWMSを導入する際に高額な初期費用が必要で、中小企業にとっては大きな負担でした。しかし、現在ではクラウドシステムによって、初期費用を抑えながら柔軟にシステムを利用できる環境が整っています。

クラウドWMSの最大の利点は、単にコスト削減にとどまりません。企業の業務効率や管理の利便性を向上させる点にも注目する必要があります。

場所を選ばず、どこでも利用可能

クラウドWMSでは、インターネット環境さえあれば、場所を問わずシステムを利用できます。複数拠点を持つ企業でも、統一した在庫情報をリアルタイムで確認できるため、拠点間の連携がスムーズになります。

さらに、スマートフォンやタブレットをハンディーターミナルとして利用するWMSも登場しており、モバイル通信（4G・5G）を活用することで、屋外倉庫や一時保管施設でも柔軟にシステムを運用可能です。

その他のメリット

自動アップデートと最新機能の利用

クラウドWMSは、常に最新バージョンが提供されるため、セキュリティや機能面で安心して利用できます。

スケーラビリティ（拡張性）

倉庫や商品の増加に応じて、柔軟にシステムを拡張可能。企業の成長に合わせた運用が可能です。

クラウドWMSの導入は、企業の物流効率や在庫管理の精度向上に大きく貢献します。

おすすめのクラウドWMS（倉庫管理システム）をご紹介

それではおすすめのクラウドWMSとして、「BEELOGI（ビーロジ）」をご紹介いたします。

「BEELOGI（ビーロジ）」は、ハンディーターミナルにスマートフォンを採用しています。これによりこれまで1台数万円〜十数万円の費用がかかっていた業務端末の初期導入費が抑えられます。

またスマートフォンのハンディーターミナルなら、SIMによる携帯端末回線が可能なため、場所を選ばず使えます。WiFi工事も必要なく、コスト削減はもちろん、手軽かつスピーディーに始められます。

「BEELOGI（ビーロジ）」は、物流会社が開発したWMS

あと注目していただきたい点が、「BEELOGI（ビーロジ）」は、物流会社が開発したWMSということ。

日々の物流倉庫オペレーションで、試行錯誤したノウハウが詰まっているため、単にソフトウェア開発会社が作ったシステムとは一味違います。

また、システムを販売するだけではなく、実際にお客様にご使用いただくために、ありとあらゆるサポート体勢を構築しています。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

在庫管理にゴールはありません。そのため、日々業務のなかでPDCAを回し、効率化していくことが重要です。在庫管理の効率化ができれば、自ずと生産性は向上されるでしょう。

今でこそ、物流業界ではAIやロボットが導入されているものの、まだまだ中小企業にとってはハードルが高い現状です。まずはお手軽に「人に頼らない」「人に考えさせない」、クラウドWMSを導入してみませんか。

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