在庫管理が難しい理由と適切な在庫管理を実現する方法
物流会社で必ず存在するのが「在庫」です。扱っている商品が多岐に渡れば、すべての在庫を適切に管理することが非常に難しくなります。大企業ですら在庫のズレが発生することは珍しくありません。在庫数のズレが、大きな弊害となって物流企業にとってダメージを与えてしまいます。そうなる前に真っ先に取り組むべき課題と言えるでしょう。不適切な在庫管理の原因や対策をしっかり理解し、在庫管理業務をより良くする為に参考にして頂ければと思います。
目次
理論在庫とは何か
理論在庫とは、仕入れ伝票や売上げ報告書等を元に記録している、帳簿上の在庫の事を言います。入庫・出庫・返品入庫・廃棄等の流れを、データ上で記録した、数字上のデータ在庫の事をいい、「帳簿在庫」「伝票在庫」とも呼ばれることもあります。
システムによる受注処理や売り上げ処理などの伝票処理によって在庫情報が更新されるため、リアルタイムで実物の在庫と連動していません。
理論在庫と実在庫の違いとは
理論在庫に対して実在庫とは、実際に現場にある商品を目視でカウントしたものです。倉庫管理システム（WMS）で管理することで、実在する商品のバーコードを直接読み取るので在庫情報も更新されます。そうすることによって実在庫として扱うことが可能となります。
実在庫と、理論在庫を照合する棚卸作業を行うことによって、商品の損失や、在庫のズレが生じていないか、データの漏れが無いかをチェックすることが出来ます。
なぜ在庫数が合わないのか
在庫数が合わないのにはいくつか理由があります。必ず原因がありますので、自社の状況と照らし合わせて現状の課題を把握しましょう。
在庫管理のルールが曖昧
在庫管理の現場では、日々入出庫業務が行われております。様々なトラブルにより、都度現場作業員の判断に任せ対処していると、人により対処方法が変わり在庫のズレが生じます。従って、返品や破損等の際にどうすればよいのかを、予めルール化しておくと良いでしょう。
①入荷
②保管
③出荷
④棚卸
⑤品質管理
以上5項目を元に、トラブルに対処できるようルールを策定してください。
作業ミスでの在庫ズレ
出荷数量のミスや、間違った商品の出荷等、現場でのヒューマンエラーが招く在庫ズレです。
人の手によるミスは100％防ぐことは不可能ですが、ミスが起きる前提で、どのように在庫数を合わせるかを考える必要があります。
請求と出荷のズレ
在庫数が合わない原因を作り出しているものに請求と出荷のズレがあります。
例えば出荷自体は今月でも、売掛金の回収は来月等、システムには反映されないが実際に在庫の変動がある事で在庫が合わなくなるケースがあります。
こうしたカネとモノの流れは整合性が取れていなければなりません。
二重作業による入力ミス
在庫管理を行う上で基幹系システムを多くの企業が利用していると思いますが、この場合二重作業が発生している可能性があります。
例えば、販売管理システムと、在庫管理システムです。この二つのシステムが連携できていないと、それぞれ入力する際に、同じデータを入力しないといけないのに、誤ったデータを入力したり、入力を忘れてしまったりというミスが発生し、結果的に在庫数が合わない原因となります。
適切な在庫管理をする為に
在庫数が合わないことが慢性化すると、顧客満足度の低下につながります。適切な管理が出来ていないことで、欠品や、商品間違いなどが起こり、結果的に信用を失うことになります。そうならない為に出来る工夫があります。
作業担当者ごとに異なった作業を生まないために、事務処理の同一化を勧めたり、在庫管理に関する作業マニュアルを作成することが必要と言えるでしょう。
そして商品のロケーション管理を徹底することで、在庫物の管理位置を明確にし、在庫を探す手間を防ぐことが出来ます。
株式会社トミーズコーポレーションでは適切な在庫管理運営を実現するために、バーコードや、タブレットを活用することでより一層適切な在庫管理が行えるクラウドWMS「BEELOGIの導入を強く勧めております。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今まで何となく在庫管理を行ってきたのであれば、この機会に見直してみてはいかがでしょうか。
様々な企業努力をもってしても在庫のズレは必ず生じてしまうものです。しかし、クラウドWMS「BEELOGI」を導入し、倉庫管理システム（WMS）で管理することで実在庫と理論在庫の誤差を限りなくゼロに近ずけることが出来るでしょう。
トミーズコーポレーションは在庫管理と発送業務の代行会社です。自社での在庫管理に限界を感じられた場合は是非一度アウトソーシングもご検討ください。
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